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PROC-01 ✓ VERIFIED Rev. 1 (2026-11-07)

6.2 Beschaffung / 6.3 Lager und LVS

Nachschub & Beschaffung (Muster C)

Gewährleistet die kontinuierliche Material- und Warenverfügbarkeit für Vertrieb, Fertigung und Kommissionierung bei gleichzeitiger Vermeidung von Überbeständen und Kapitalbindung. Differenziert präzise zwischen internem Lagerplatznachschub, werksübergreifenden Umlagerungen und externer Lieferantenbeschaffung mit revisionssicherer Trennung von Vorschlagsermittlung und Buchungsausführung.

Primäres Modul: purchasing

Beteiligte Module: purchasing, inventory, suppliers, invoices, logistics

Zuständige Rollen: warehouse_manager, office, dispatcher, admin

📊 6. End-to-End Ablauf & Sequenzdiagramm

Modulübergreifende Schnittstellen, Ereignisse und Akteursinteraktionen im zeitlichen Ablauf.

sequenceDiagram autonumber actor Picker as Kommissionierer / MDE actor WhMgr as Lagerleiter / Disponent actor Buyer as Einkauf / Office actor Supp as Lieferant participant Inv as LVS / Bestandsführung participant Purch as Einkaufs-Modul participant Fin as Kreditorenbuchhaltung alt Szenario 1: Interner Pickplatz-Nachschub (Reserve -> Pickplatz) Inv->>Inv: Pickplatz < Meldebestand Inv->>WhMgr: Nachschubvorschlag (Transportauftrag generiert) WhMgr->>Picker: Fahrauftrag: Entnahme aus Hochregal-Reserveplatz Picker->>Inv: Umbuchung Reserveplatz -> Pickplatz bestätigt else Szenario 2: Umlagerung zwischen Standorten (Transfer) Inv->>WhMgr: Bedarfsanforderung Filiale / Werk 2 WhMgr->>Inv: Transferauftrag anlegen & Auslagern aus Werk 1 (Status: IN_TRANSIT) Picker->>Inv: Transport durchführen & Einlagern in Werk 2 else Szenario 3: Externe Lieferantenbestellung (Purchasing) Inv->>Purch: Gesamtlager < Meldebestand -> Bestellvorschlag erzeugt Purch->>Buyer: Vorschlag zur Prüfung vorgelegt (Menge, Staffel, Preis) Buyer->>Purch: Bestellung freigeben & Lieferant auswählen Purch->>Supp: Bestellung übermitteln (PDF / EDI / E-Mail) Supp-->>Purch: Auftragsbestätigung (AB) & Lieferavis (ASN) Supp->>Inv: Wareneingang anliefern (LKW) Inv->>Inv: Wareneingang buchen & QS-Prüfung -> Bestand frei verfügbar Supp->>Fin: Eingangsrechnung zusenden Fin->>Fin: 3-Wege-Abgleich: Bestellung = Wareneingang = Rechnung Fin->>Fin: Rechnung zur Zahlung freigeben end

🚶 7. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Exakte Navigationspfade, Bedienschritte in der tatsächlichen Benutzeroberfläche und Systemreaktionen.

Schritt 1

Bedarfsermittlung & Vorschlagserzeugung (3 Szenarien)

Rolle: dispatcher

Navigation: /disposition/nachschubvorschlaege | Ansicht: Nachschub- & Bestellvorschläge

👤 Handlung des Benutzers:

Automatischer Dispositionslauf analysiert Bestände gegen Meldegrenzen und generiert differenzierte Vorschläge.

⚡ Systemreaktion & Buchung:

Erzeugt Nachschubvorschläge mit Vorschlagsgrund: (1) Interner Transportauftrag, (2) Standort-Transfer, oder (3) Externer Bestellvorschlag.

Beteiligte Formularfelder:

inventory.reorder_level inventory.min_stock inventory.reorder_quantity products.lead_time_days

Regeln & Bedingungen:

Autonomie-Grundsatz: Das System erzeugt Vorschläge; autonome Bestellungen beim Lieferanten erfolgen im Standard NICHT ohne menschliche Freigabe (Level 3 Approval).
Interner Pickplatz-Nachschub kann bei Freischaltung der Autonomie-Policy vollautomatisch als Fahrauftrag an MDE-Geräte gesendet werden.

Schritt 2

Szenario 1: Interner Lagerplatznachschub ausführen

Rolle: warehouse_manager

Navigation: /lager/nachschub | Ansicht: Interne Nachschubaufträge

👤 Handlung des Benutzers:

Transportauftrag auf MDE-Scanner annehmen, Palette vom Reserveplatz (Hochregal) entnehmen, Barcode des Pickplatzes scannen und Menge übergeben.

⚡ Systemreaktion & Buchung:

Bucht die Menge in Echtzeit vom Reserve-Lagerplatz ab und dem Kommissionierplatz auf. Quittiert den Nachschubauftrag.

Beteiligte Formularfelder:

inventory.source_bin_id inventory.target_bin_id inventory.transferred_quantity

Regeln & Bedingungen:

FIFO-Prinzip (First-In-First-Out) oder MHD-Prinzip: Älteste Charge wird bevorzugt zur Auffüllung vorgeschlagen.

Schritt 3

Szenario 2: Standort- & Lagerbereichsumlagerung

Rolle: warehouse_manager

Navigation: /lager/umlagerung/neu | Ansicht: Umlagerungsauftrag erfassen & buchen

👤 Handlung des Benutzers:

Quell-Standort (z. B. Zentrallager) und Ziel-Standort (z. B. Filiale) wählen, Umlagerungslieferschein drucken und Ware in den Transferbestand buchen.

⚡ Systemreaktion & Buchung:

Bucht den Bestand aus dem Quellager ab und bucht ihn auf das systemische Transitkonto ('IN_TRANSIT'). Bei physischer Ankunft im Ziellager erfolgt die Zugangsbuchung.

Beteiligte Formularfelder:

inventory.source_warehouse_id inventory.target_warehouse_id inventory.in_transit_quantity

Regeln & Bedingungen:

Zwei-Schritt-Buchung: Während des Transports liegt die Ware im Transitbestand und kann an keinem Standort versehentlich doppelt disponiert werden.

Schritt 4

Szenario 3a: Lieferantenbestellung freigeben & senden

Rolle: office

Navigation: /purchasing/bestellungen/neu | Ansicht: Lieferantenbestellung erzeugen

👤 Handlung des Benutzers:

Bestellvorschlag öffnen, Mengen und Staffelpreise prüfen, Liefertermin bestätigen und Bestellung per E-Mail oder EDI absenden.

⚡ Systemreaktion & Buchung:

Erzeugt offizielle Einkaufsbestellung (Purchase Order, Status 'ORDERED'). Setzt offenen Bestellbestand im LVS (Zugangserwartung).

Beteiligte Formularfelder:

purchasing.supplier_id purchasing.order_date purchasing.delivery_date purchasing.total_amount

Regeln & Bedingungen:

Vier-Augen-Prinzip: Bestellungen über dem Freigabelimit des Einkäufers (z. B. 5.000 €) müssen durch den Abteilungsleiter genehmigt werden.
Mindestbestellwerte des Lieferanten werden geprüft.

Schritt 5

Szenario 3b: Wareneingang, Einlagerung & Rechnungsabgleich

Rolle: warehouse_manager

Navigation: /purchasing/wareneingang | Ansicht: Wareneingang zur Bestellung buchen

👤 Handlung des Benutzers:

Lieferschein des Lieferanten scannen oder Bestellnummer wählen, gezählte Mengen und Chargen eintragen, Einlagerungsplatz bestätigen.

⚡ Systemreaktion & Buchung:

Bucht gelieferte Artikel in das Hauptlager ein. Offener Bestellbestand wird abgebaut. Eingangsrechnung wird automatisch gegen Wareneingang und Bestellung abgeglichen (3-Wege-Match).

Beteiligte Formularfelder:

inventory.received_quantity inventory.delivery_note_id invoices.invoice_match_status

Regeln & Bedingungen:

Toleranzprüfung: Mengenabweichungen bis 5% können im Rahmen der Überlieferungstoleranz gebucht werden.
Eingangsrechnung wird automatisch freigegeben, wenn Betrag und Menge innerhalb der Toleranz mit Bestellung und Wareneingang übereinstimmen.

⚖️ 8. Geschäftsregeln & Entscheidungen

Regel N1: Strikte Unterscheidung von Automatismus und Autonomie: Bestellvorschläge werden vollautomatisch generiert; rechtsverbindliche Außenwirkungen (Lieferantenbestellung) bedürfen im Standard der menschlichen Freigabe.
Regel N2: Meldebestands-Logik: Meldebestand = (Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit) + Sicherheitsbestand.
Regel N3: Drei-Wege-Abgleich (Three-Way Matching): Auszahlung der Eingangsrechnung erfolgt erst nach Übereinstimmung von Bestellung (PO), Wareneingang (GRN) und Rechnung (INV).
Regel N4: Transitbestandsintegrität: Bei standortübergreifenden Umlagerungen verbleibt Ware stets im bilanzierungsfähigen Transitbestand.

🔄 9. Statusmodell & Übergänge

Gültige Statuswerte:

PROPOSED APPROVED ORDERED PARTIALLY_DELIVERED RECEIVED INVOICED CANCELLED

💰 10. Bestands-, Finanz- & Belegwirkungen

Bestandswirkungen:

Bestellzeitpunkt: Erhöhung des 'offenen Bestellbestands' (Zugangserwartung), noch kein physischer Bestand.
Wareneingang: Physischer Zugang auf Lagerplatz, offener Bestellbestand erlischt.
Interner Nachschub: Umlagerung zwischen Lagerplätzen, Gesamtbestand des Artikels bleibt unverändert.

Finanz- und Buchungswirkungen:

Wareneingang: Buchung 'Wareneingang nicht berechnet' (WE/RE-Verrechnungskonto) an Vorräte.
Rechnungseingang: Ausgleich des WE/RE-Kontos gegen Verbindlichkeiten aus L+L inklusive Vorsteuerabzug.

Dokumentenwirkungen:

Lieferantenbestellung (PDF) revisionssicher mit Zeitstempel archiviert.
Lieferschein des Lieferanten eingescannt und an den Wareneingang gehängt.
Wareneingangsprotokoll und Prüfbericht automatisch erzeugt.

🤖 11. Automatisierung & KI-Mitarbeiter

KI-Bedarfsprognose: Berücksichtigung saisonaler Trends und Auftragsvorläufe bei der Meldebestandsberechnung.
Automatische Lieferanten-Preismatrix-Prüfung: Ermittlung des günstigsten Lieferanten unter Berücksichtigung von Mindermengenzuschlägen.
Automatische Textextraktion (OCR / Docling) aus Lieferanten-Lieferscheinen und Eingangsrechnungen.

🔀 12. Varianten & Ausnahmefälle

Happy Path (Beschaffung): Meldebestand unterschritten -> Bestellvorschlag erzeugt -> Einkäufer gibt frei -> Lieferant bestätigt Termin -> Wareneingang vollständig fehlerfrei -> 3-Wege-Match grün.

Happy Path (Intern): Kommissionierplatz fast leer -> MDE signalisiert Nachschub -> Gabelstapler holt Palette aus Hochregal -> Pickplatz aufgefüllt -> 100% Verfügbarkeit.

Ausnahme 1 (Lieferverzug): Lieferant überschreitet bestätigten Termin -> Automatische Mahnung / Nachfristsetzung generiert.

Ausnahme 2 (Teillieferung / Fehlmenge): Lieferant liefert nur 50 von 100 Stück -> Status 'PARTIALLY_DELIVERED' -> Restmenge bleibt offen oder wird storniert.

Ausnahme 3 (Preisabweichung): Rechnungsbetrag weicht um 150 € ab -> Automatische Rechnungssperre -> Klärungsaufgabe an den Einkäufer.

✅ 13. Prüfpunkte für korrekten Abschluss

1. Ware ist physisch auf dem Ziellagerplatz verbucht und disponierbar.
2. Wareneingangsbeleg ist signiert und im System geschlossen.
3. Bestellstatus steht auf 'RECEIVED' oder 'INVOICED'.
4. Drei-Wege-Abgleich (Bestellung - Wareneingang - Rechnung) ist erfolgreich durchlaufen.
5. Offener Posten in der Kreditorenbuchhaltung ist zur Zahlung vorbereitet.

🔧 14. Häufige Fehler & Troubleshooting

Problem: Bestellvorschlag schlägt falsche Bestellmenge vor Lösung: Artikel-Dispositionsdaten prüfen: Mindestbestellmenge (MOQ) oder Verpackungseinheit (VPE) im Lieferantenkatalog anpassen.

Problem: Wareneingang kann nicht gebucht werden Lösung: Prüfen, ob die Bestellung den Status 'ORDERED' besitzt und ob für den Artikel ein gültiger Lagerplatz definiert ist.

Problem: Eingangsrechnung bleibt im Status 'SPERRe' hängen Lösung: Prüfen, ob der Wareneingang bereits verbucht wurde oder ob eine Preisabweichung im Abgleich vorliegt.